با سلام خدمت همكاران محترم

برخي مواقع در اطلاعات ثبت شده دانش آموزان در سناد   با اطلاعات شناسنامه مغايرتهايي وجود دارد كه با توجه به تغذيه اطلاعات برنامه هاي دانش آموزي از سناد نياز مي باشد تا اطلاعات سناد تصحيح گردد تا مشخصات شناسنامه اي در برنامه هاي دانش آموزي نيز منطبق با اطلاعات شناسنامه باشد اين تطبيق اطلاعات شناسنامه اي سناد با برنامه هاي دانش آموزي زماني اهميت پيدا مي كند كه اين دانش آموزان جز دانش آموزاني باشند كه قرار است فارغ التحصيل گردند و برايشان گواهي نامه فارغ التحصيلي چاپ گردد

براي مشخص شدن اين مغايرتها براي دانش آموزان در برنامه هاي دانش آموزي(دانا) از روي آخرين كپي شناسنامه دانش آموز تطبيق را انجام دهيد و در صورت وجود مغايرت ابتدا در سناد انجام داده و سپس به برنامه دانش آموزي(دانا) منتقل نماييد

براي تصحيح مشخصات دانش آموزي از منوي ((مديريت دانش آموزان)) گزينه((ليست دانش آموزان)) را اجرا مي كنيم

با اين ليست دانش آموزان ثبت نامي مشاهده خواهد گشت فرد مورد نظر را پيدا كرده و روي اسمش كليك مي كنيم تا به صفحه بعد منتقل شويم بر روي علامت ذره بين كليك مي كنيم تا مشخصات شناسنامه اي اين فرد نمايش داده شود.

در مشخصاتي كه نمايش داده مي شود به دو دسته تقسيم مي گردند :

-مشخصاتي كه به صورت پررنگ هستند و براي تغييرشان بايد ((لغو تاييد ثبت احوال)) كنيم كه شامل سه گزينه ((نام-نام خانوادگي-وضعيت حيات-تاريخ تولد)) مي باشد يعني اگر فردي نام يا فاميلش يا بنا به دلايلي تاريخ تولدش را تغيير داده باشد ابتدا بايد روي (( لغو تاييد ثبت احوال)) كليك كنيم با اين كار تاييد ثبت احوال اين فرد لغو مي گردد و اگر تغييراتي صورت گيرد بايد منتظر تاييد ثبت احوال گرديم و اگر در عرض يك هفته ثبت احوال تاييد نكرد فرد يا اولياي فرد به نزديك ترين ثبت احوال فرستاده تا تاييد لازم بزنند 

همچنين اگر دانش آموزاني داريد كه منتظر استعلام هستند و تا حالا انجام نشده است فرد يا اولياي ايشان را نيز به نزديك ترين ثبت احوال بفرستيد تا تاييد نمايند

-مشخصاتي از شناسنامه كه نياز به تاييد ثبت احوال نمي باشد و اين تغييرات بلافاصله در سيستم اعمال مي گردد اين مشخصات شامل(( جنسيت-وضعيت زندگي-وضعيت جسمي-نام پدر-شغل پدر-كد ملي پدر و مادر-شماره شناسنامه -سريال و حرف و عدد سري شناسنامه -محل تولد -محل صدور)) مي شود و هر كدام از اين موارد تغيير يافته باشد تغيير مي دهيم و از پايين((ثبت و ادامه)) را مي زنيم .

برخي موارد در مقابل كد ملي پدر و مادر حروف انگليسي وجود دارد كه اين حروف باعث ايجاد خطا مي گردد اگر اين حروف وجود داشتند آنها را حذف و سپس ثبت ادامه را مي زنيم .

در برخي موارد احتمالا پيامي مبني بر اينكه كد ملي پدر و مادر شناخته نشد بدهد در اينصورت جلوي كد ملي پدر و مادر روي ذره بين كليك كنيد و در صفحه باز شده فقط ثبت و ادامه را بزنيد ديگر اين خطا را نخواهد داد

يك نكته:  برخي دانش آموزان كه شناسنامه خود را تعويض  يا عكسدار مي نمايند سريال شناسنامه حتما تغيير مي كند  و شايد در اين تعويض برخي چيزها را هم تغيير دهند بهتر است به دانش اموزان اعلام نماييم هر موقع شناسنامه خود را تغيير يا عكس دار كردند يك كپي به مدرسه تحويل داده و طبق اين كپي در سناد تغييرات احتمالي را انجام دهيد

 اصلاح مشخصات شناسنامه اي با استفاده از ايجاد سند اصلاحيه

كلا راه قانوني ايجاد تصحيح در مشخصات شناسنامه اي ايجاد در تغييرات در سناد و تغذيه دانا از سناد مي باشد در برخي موارد ما در سناد تغييرات را انجام مي دهيم ولي بنا به دلايلي امكان تغذيه از سناد به دانا وجود ندارد و از طرفي ديگر ما عجله در ارسال اطلاعات به فاينال و ...داريم در اين صورت بعد از ايجاد تصحيح در سناد در دانا از طريق ايجاد سند اصلاحيه اين تغييرات را انجام مي دهيم با اين كار سند اصلاحيه توليد خواهد گشت

اصلاح مشخصات شناسنامه اي با ايجاد سند اصلاحيه

اگر قصد تغييراتي در مشخصات شناسنامه اي فرد مثل محل تولد يا محل صدور يا تاريخ تولد داشته باشيم از منوي ((سوابق تحصيلي )) از گزينه ((اصلاح مشخصات فردي)) اقدام خواهيم كرد ابتدا فرد مورد نظر را انتخاب مي كنيم در صفحه باز شده در سمت راست مشخصات فرد كه در سيستم موجود هست و قابل تغيير نمي باشد مشاهده مي شود و در سمت چپ مشخصات شناسنامه اي قابل تغيير مشاهده مي شود تغييرات لازم را انجام داده و تاييد را مي زنيم 

بعد از اينكه تغييرات لازم اعم از سوابق تحصيلي يا اصلاح مشخصات فردي را انجام داديم اين اسناد بايد به اداره ارسال شود

ارسال اسناد توليد شده به اداره

در هنگام ورود به برنامه دانا ((رمز ورود به سايت )) و همچين براي پيش دانشگاهي كد مدرسه اصلي متوسطه استفاده شده براي پيش را براي پيش دانشگاهي نوشته و وارد برنامه مي شويم

در برنامه پيش دانشگاهي منوي ويژه ارسال سندهاي اصلاحيه وجود ندارد و كافيه از منوي نقل و انتقال اطلاعات از گزينه ((ارسال اطلاعات به سيستم متمركز منطقه تحت windows)) را انجام دهيد و ارسال اطلاعات بكنيد و سپس از همان منوي نقل و انتقال اطلاعات سپس ((دريافت تاييديه وجود سوابق مدرسه در سرور)) را اجرا كنيد با اين كار سندها به منطقه ارسال مي گردد

براي دبيرستان از منوي ((نقل و انتقال سروري )) از گزينه ((ارسال اسناد اصلاحيه سوابق به منطقه)) استفاده خواهيد كرد با اين كار كليه سندهاي ايجاد شده به منطقه ارسال مي گردد حالا بايد با مسئول امتحانات منطقه تماس گرفته تا اين سندها را تاييد نمايد بعد از اينكه مطمئن شديد سندها تاييد شده اند اقدام به دريافت سندهاي تاييديه در دانا خواهيد كرد

در برنامه دبيرستان معمولا با اين روش برخي سندها منتقل نمي گردند و براي حصول اطمينان از ارسال كليه سندها مثل برنامه پيش دانشگاهي ارسال اطلاعات و دريافت تاييديه را انجام دهيد تا خيالتان راحت شود

دريافت سندهاي تاييد شده

 براي دريافت سندهاي اصلاحيه تاييد شده از منطقه در برنامه پيش دانشگاهي از منوي نقل و انتقال اطلاعات و در برنامه دبيرستان از منوي نقل و انتقال سروري از گزينه ((دريافت اسناد اصلاحيه از منطقه)) استفاده خواهيم كرد و براي اينكه اين منو مشاهده شود رمز ورود به سايت را خواهيم نوشت و وارد برنامه دانا خواهيم شد وقتي منوي دريافت اسناد اصلاحيه از منطقه را اجرا كرديم در مرحله بعدي دو مسير وجود دارد كه يكي دريافت از طريق سي دي يا ديسكت و ديگري از طريق اينترنت مي باشد كه جلوي گزينه دوم يعني دريافت از طريق اينترنت تيك زده و شروع را مي زنيم و اين پيام را مشاهده خواهيم كرد روي OK كليك مي كنيم و در صفحه بعد ليست دانش آموزاني كه برايشان سند ايجاد كرده بوديم را مشاهده خواهيم كرد خروج را مي زنيم و به سراغ مرحله بعدي مي رويم

تا اين مرحله ما اسناد از اينترنت دريافت كرده ايم و حالا نوبت اعمال اين اصلاحات در برنامه دانا مي باشد براي اين منظور از گزينه((سوابق تحصيلي )) گزينه آخر ((اعمال اسناد اصلاحيه مجوز گرفته در سيستم)) را اجرا مي كنيم

با اين كار پيامي به صورت زير مشاهده خواهيد كرد روي OK كليك كنيد و پيامي مبني كه بر تعداد سندي كه در سيستم اعمال شد خواهد داد و يا اين كار مراحل ايجاد سند پايان مي يابد

 در برخي مدارس گاهي همكاران هنگام اصلاح سوابق تحصيلي با پيام قبلا سندهايي ايجاد شده وجود دارد مواجه مي شوند كه مدرسه از ايجاد آنها بي خبر است و براي ايجاد سند جديد اجازه نمي دهد براي حذف چنين سندهايي فايل اسكريتي در اختيار همكاران قرار مي گيرد كه مي توانند با استفاده از اين سندهاي قبلي را حذف و اقدام به ايجاد سند جديد نمايند (در پاسخ به سوال همكار عزيزمان اين فايل همان فايل قبلي مي باشد و من امتحان كردم و جواب داد) براي استفاده از اين فايل به روش زير عمل نماييد

1-ابتدا فايل اسكريت را از وبلاگ دانلود نماييد

2-سپس به هلپر مدرسه مورد نظر رفته و  گزينه اعمال اصلاحات را زده با اين كار يك منويي به نام اصلاح پايگاه داده ها ايجاد خواهد شد

3-بر روي اصلاح پايگاه داده ها كليلك كرده و در منوي باز شده مسيري كه فايل دانلود شده را انتخاب كنيد((اگر در مقابل قسمتي كه نوشته شده رمز شده تيك وجود نداشت تيك بزنيد)) و سپس روي عبارت تاييد كليلك نماييد اگر با پيام Succeed مواجه شديد به منزله اعمال صحيح فايل مي باشد اگر به سيستم دانا برويد ديگر با پيام قبلي مواجه نخواهيد شد و مي توانيد سند دلخواهتان را ايجاد نماييد جهت دانلود روي عبارت زير كليك كنيد

دانلود فايل اسكريت حذف سندهاي ايجاد شده

يادآوري

يك نكته مهم: اگر قصد انجام اصلاح مشخصات شناسنامه اي از طريق سند اصلاحيه را داريد حتما اين تغييرات را در سناد هم انجام دهيد چون اگر در يك زماني مجبور به تغذيه از سناد بنا به دلايلي شديد مشخصات قبلي جايگزين اين اصلاحيه ها خواهد شد پس براي جلوگيري از اين كار حتما اصلاحات را در سناد نيز انجام دهيد